Mijn bedrijf moet een geoliede machine worden

Bij headson spreek ik regelmatig ondernemers die een groeiambitie hebben en spannende ontwikkelingen doormaken. Ivo Willemsen is zo’n ondernemer. In 1997 richt hij Activo op, waarmee hij een van de eerste internetondernemers van Nederland is. Ivo vertelt over zijn groeiambitie als ondernemer en hoe hij ervoor zorgt dat hij het team moeiteloos met zijn groeiambitie meekrijgt.

Activo start midden jaren ‘90 als een internetbedrijf dat aan de beginperiode van het wereldwijde web staat. Ivo: “Ik ben meegegroeid met de start van het internet en had meteen het gevoel dat het iets heel groots zou worden. Daar wilde ik onderdeel van zijn.”

Specialisatie

“Aan het begin hielden we ons met Activo vooral bezig met de ‘achterkant’ van het internet. Zo verzorgden we een webservice, waardoor bedrijven een presentatie online konden zetten door middel van een eigen domeinnaam met webruimte.”

Maar na een aantal jaar zijn er zoveel internetbedrijven dat Activo zich moet specialiseren om zijn groeiambitie waar te kunnen maken. “In die tijd was KLM een klant van ons. Door hen zijn wij vanaf 2006 de evenementenbranche ingerold. Dat is onze specialisatie geworden.” Sindsdien levert Activo uitnodigingstrajecten voor de zakelijke markt. “Wij produceren het hele traject, van het versturen van mailings, het maken van de event- of congreswebsite, tot het regelen van online betalingen en het verzorgen van de toegangscontrole op de eventlocatie.”

Minder kwetsbaar

Op dit moment bestaat het team van Activo uit veertien man. “Dit zijn voornamelijk specialisten. Lange tijd hebben we met ongeveer vijf of zes mensen gewerkt. Maar we kregen steeds meer klanten, wat ervoor zorgde dat we avonden door moesten gaan om alles af te krijgen”, vertelt Ivo.

Het aannemen van nieuw personeel bleek zo makkelijk nog niet. “Soms pasten mensen bijvoorbeeld toch niet bij ons of waren we net zo druk met het inwerken van nieuw personeel als met het uitvoeren van opdrachten.” Momenteel zitten er bij Activo op elke functie ongeveer twee of drie mensen. “Zo kunnen we gelijktijdig meerdere klanten bedienen. Dat is ook fijn met vakanties, het werk kan gewoon doorgaan. Je bent minder kwetsbaar.”

Het team van Activo (2e links: Ivo)

Werkwijze

Maar hoe zorg je er vervolgens voor dat iedereen moeiteloos ingewerkt raakt en zijn taken goed uitvoert? Ivo: “We merkten dat nieuwe mensen, met hun eigen manier van werken, onze werkwijze onder de knie moesten krijgen. Dat was soms lastig. Het was een fase waarin we meer bezig waren met brandjes blussen en de waan van de dag, dan dat ik zelf goed voor me zag hoe we het in het vervolg konden aanpakken.”

Zo komt Ivo bij headson terecht. Door middel van een aantal strategiesessies en een DISC teamanalyse wordt Ivo uiteindelijk met zijn groeiambitie op weg geholpen. “Zo hebben we in kaart gebracht hoe onze organisatie in elkaar zat.”

Door de sessies ontdekt hij waar het steeds misgaat: “We zagen dat we een onduidelijke manier van werken hadden, die nieuwe medewerkers niet zo makkelijk konden begrijpen en oppakken.” De oplossing? Een gestandaardiseerde manier van werken. “Zo werd het inzichtelijker waar iedereen mee bezig was, waardoor we het makkelijker konden clusteren en het uiteindelijk eenvoudiger werd om mensen aan te nemen. We hebben bijvoorbeeld een eigen Wikipedia-pagina aangemaakt. Al onze processen staan daar tot in detail beschreven. Die aanpassing van hoe wij eerst werkten naar een meer gestandaardiseerde aanpak zorgde ervoor dat we opeens konden groeien, op een natuurlijke manier.”

Een belangrijke rol

Deze overgangsfase zorgt er wel voor dat Ivo niet alleen afscheid moet nemen van bepaalde werknemers, maar ook van sommige klanten. “We nemen onze klanten echt mee in onze manier van werken. Maar omdat we nu niet meer à la minute reageren, was niet elke klant hier blij mee. Daar zijn weer nieuwe klanten voor in de plaats gekomen. Dat hoort erbij als je in zo’n nieuwe fase terechtkomt.”

Als ondernemer heb je hier zelf een hele belangrijke rol in, vindt Ivo. “Ik probeer onze mensen hierin zoveel mogelijk mee te nemen. Ik bewaak het hele proces en draag het uit, zodat andere mensen binnen de organisatie dat ook makkelijker kunnen doen.” Het komt weleens voor dat Ivo in de operatie bezig is, maar dat vindt hij geen probleem. “Dan kan ik zelf goed zien waar mijn collega’s tegenaan lopen en leer ik hoe ik nog duidelijker kan uitleggen waarom we dingen op een bepaalde manier doen.”

Geoliede machine

Binnen Activo werken Ivo en zijn team samen met een programma dat intuïtief meet hoe de office cultuur is. “Zo werd bijvoorbeeld duidelijk dat een paar mensen niet goed wisten waar ons bedrijf voor staat. We merkten toen dat onze missie en visie verouderd waren en niet meer bij onze nieuwe manier van werken aansloten. Het is erg belangrijk om zoiets met z’n allen op te pakken. Zulke onderdelen van je bedrijf moeten gedragen worden door iedereen. Ik ben ervan overtuigd dat juist dat de goede manier is om door die groei heen te gaan. Zo bind je je medewerkers aan je.”

Naast het herformuleren van de missie en visie staat er voor Activo meer op de planning. “Uiteindelijk willen we nog een stuk doorgroeien. Het moet een geoliede machine worden waarmee we hele mooie producten kunnen blijven maken voor onze klanten.”