Ondernemende medewerkers? Stel vragen en luister


Ondernemende medewerkers? Stel vragen en luister - headsonLaatst kwamen wij een treffende definitie tegen van communicatie: zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten. Heel herkenbaar. Als je ziet hoeveel er mis kan gaan in de communicatie is het überhaupt een wonder dat een gesprek tussen mensen ook weleens slaagt. Maar communicatie is wel een essentieel ingrediënt in een ondernemende bedrijfscultuur. Goede communicatie geeft die cultuur een boost, gebrekkige communicatie zorgt ervoor dat die cultuur nooit goed tot stand zal komen. Een goede reden dus om onze communicatie eens onder de loep te nemen. Vragen stellen en luisteren blijken hierbij cruciaal.
 
Waarom gaat het zo vaak fout? We hebben allemaal ons eigen unieke googlesysteem in ons hoofd en proberen vanuit dat systeem de ander te begrijpen of iets duidelijk te maken. Daarbij verwachten we dat de ander ongeveer net zo denkt als wij. Maar ook die heeft een eigen systeem, dat bestaat uit een unieke mix van waarden, ambities, verwachtingen, ervaringen, overtuigingen, beslissingen etc. die zijn of haar denken beïnvloedt. Met de mond belijden we dat we dat weten, maar in onze gesprekken zijn we dat plotseling vergeten. We vullen in wat de ander zal bedoelen en denken al snel (veel te snel) dat we het over hetzelfde hebben. Met alle misverstanden en spraakverwarringen die daarop volgen.
 
Een voorbeeld? Vraag je collega’s eens aan een schoen te denken. Laat hen deze vervolgens beschrijven en wees niet verbaasd dat je net zoveel verschillende beschrijvingen krijgt als collega’s waar je het aan gevraagd hebt. Als het woord ‘schoen’ al zo verschillende geïnterpreteerd kan worden, hoe zal dat dan wel niet zijn met woorden als ‘doelstelling’, ‘target’, verantwoordelijkheid’, ‘de beste’, ‘klant’ en ‘samenwerking’. Neem gerust de proef op de som en vraag bij jouw collega’s of medewerkers na wat zij denken dat je ermee bedoelt. Je zult verbaasd staan van de verschillende antwoorden.
 
Een zinvol gesprek is dus nog helemaal niet zo gemakkelijk. En dat zien we in organisaties ook dagelijks terug. Misverstanden, fouten, ergernissen, medewerkers die zich niet gehoord voelen, denkkracht die niet aangeboord wordt, het is veelal terug te voeren op gebrekkige communicatie.
 
Dé manier om een ander te begrijpen, is door hem of haar vragen te stellen en echt te luisteren naar de antwoorden. Is het je weleens opgevallen hoe weinig vragen er eigenlijk gesteld worden? Niet alleen binnen bedrijven, maar ook in het dagelijks leven? Let er maar eens op in gesprekken. Hoeveel mensen zie je die echt vragen stellen? En hoe is dat bij jezelf? Stel je vragen? En ben je dan ook echt geïnteresseerd in de antwoorden? Veel mensen lijken niet te luisteren om te begrijpen, maar om te kunnen antwoorden.
 
Vragen stellen en daadwerkelijk luisteren is één van de krachtigste tools voor de leidinggevende die medewerkers wil stimuleren tot eigenaarschap en ondernemend handelen. Covey omschrijft in zijn boek Zeven eigenschappen van effectief leiderschap, niet voor niets ‘Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden‘ als eigenschap. Wie de juiste vragen stelt, stimuleert zijn of haar medewerkers om zelf na te denken over een oplossing en geeft hun de ruimte om hun zegje te doen. Wie vervolgens echt luistert en doorvraagt, leert hen bovendien om kritisch door te denken op hun eigen ideeën en zienswijzen en helpt hen nieuwe mogelijkheden te verkennen. Medewerkers voelen zich gehoord en worden tegelijkertijd gestimuleerd om te blijven leren en een grotere bijdrage te leveren aan de organisatie.
 
Goede vragen voldoen aan een aantal criteria. Allereerst zijn het open vragen. Vragen dus waar je niet simpel ‘ja’ of ‘nee’ op kunt antwoorden, maar die beginnen met woorden als hoe, wat, wanneer, wie etc. Een paar voorbeelden:

  • Wat vind jij van dit voorstel?
  • Op welke manier kunnen wij deze klus het beste aanpakken, denk je?
  • Wie moeten we hier bij betrekken?
  • Wat verwacht je van mij?
  • Hoe kunnen wij dit volgende keer beter aanpakken?

 
Let er ook op dat je de vragen op de juiste manier stelt. Vermijd een suggestieve, confronterende of beschuldigende toon. Daar klappen mensen van dicht. Stel bovendien één vraag tegelijk en concentreer je op het doel dat je hebt met het gesprek.
 
Hoe kun je beter luisteren? Een simpel ezelsbruggetje kan hierbij helpen: gebruik je OREN, d.w.z. wees Open, Rustig, Eerlijk en Nieuwsgierig. Neem de tijd voor het gesprek en zorg ervoor dat je je niet laat afleiden. Geen smartphone in de hand dus, geen afleiding om je heen en die andere taken in je hoofd even parkeren. Houd je aandacht bij het gesprek en bij je medewerker. Geef hem of haar de tijd om na te denken en vul de stiltes die vallen niet zelf op. Ga niet invullen wat de ander wel zal bedoelen. Je vult dan in vanuit je eigen google-systeem. De kans dat je het mis hebt, is levensgroot aanwezig. Laat de ander dus uitpraten en als iets niet helder is, vraag door.
 
Vragen stellen en de tijd nemen om te luisteren en door te vragen, kosten in eerste instantie meer tijd. Maar die tijd verdien je ruimschoots terug. Je voorkomt onnodige misverstanden en conflicten, waardoor je minder brandjes hoeft te blussen. Je stimuleert medewerkers om zelf na te denken en te beslissen, waardoor je in de toekomst minder tijd kwijt bent met werkzaamheden die mensen prima zelf kunnen doen. En je investeert in een goede relatie met jouw medewerkers. Die op hun beurt, als zij merken dat ze gezien en gewaardeerd worden, jou zien en waarderen en bereid zijn om iets terug te doen. Win-win-win dus.
 
Meer weten? Neem dan contact met ons op voor een kennismaking.
 
 

Klaar voor de groei? Schrijf je in voor onze tweewekelijkse Groeitip en ontvang gratis het e-book ‘7 valkuilen die je zeker wilt vermijden als je onderneming groeit’.